14
kw.
2014
palikowski

Zarządzanie chaosem

Ostatnio jest moda na lifehacking i opisywanie sposobów na zarządzanie zadaniami, pocztą, projektami. Poniżej mój sposób, który stosuję od roku w pracy i pozwala mi ogarnąć około 20 dużych "wątków" (w tym około 5 "projektów"), z czego niektóre trwają kilka(naście) miesięcy.

Po 10 latach poszukiwania wydaje mi się, że znalazłem system, który działa dla mnie. W skrócie polega on na tym, że wszystko opieram o 2 narzędzia - maile i kalendarz. W pracy jest to Outlook, w domu Gmail/Gcalendar (obsługiwany głównie przez telefon).

Zasady w pracy mam takie:

0) nie tworzę w Outlooku folderów, używam tylko kategorii i flag a mój jedyny słuszny widok w Outlook'u to "nieprzeczytane lub z flagą monitorującą"; to jest moja lista wszystkich rzeczy, z którymi mam coś zrobić, wszystkie "tematy otwarte", zwykle staram się mieć tam mniej niż 1 ekran, jak tylko mam czas to sprzątam tę listę (zdejmuję flagi na załatwionych sprawach),

1) Outlook chodzi w tle (niestety jeszcze nie wyrobiłem nawyku sprawdzania poczty w regularnych interwałach) i jak tylko przychodzi mail czytam go i decyduję:

- kasuję,
- odpowiadam i/lub deleguję (jeśli zajmie to mniej niż 2-3 minuty),
- oznaczam flagą/gwiazdką i odpowiednią kategorią, czyli zostawiam jako zadanie (bądź inaczej mówiąc "otwarty temat" bo część to są rzeczy oczekujące na coś),

2) każdy wysyłany do kogokolwiek mail za pomocą specjalnej reguły idzie również DW do mnie, a potem - patrz punkt 1. Ta sztuczka pozwala mi nie myśleć o flagowaniu wysyłanych maili. Wiem, że za 3 sekundy każdy wysłany mail przyjdzie na skrzynkę odbiorczą i zostanie wtedy przesortowany. Sprawdza się jeśli wysyłam dużo maili z prośbą o odpowiedź - mam pewność, że nie zapomnę się przypomnieć i temat mi nie umknie,

3) staram się w poniedziałek z grubsza zaplanować co będę robił w tygodniu i wpisać to w kalendarz jako spotkania sam ze sobą. Staram się wpisywać max 2 duże tematy dziennie, na rano i popołudnie, krótsze rzeczy planuję w kalendarzu jeśli są pilne/ważne. Zostawiam też trochę pustych miejsc na "wrzutki". Bardzo pomaga narzucenie w firmie polityki:
- widoczności kalendarzy - przynajmniej zajętości (a nawet tematów spotkań)
- planowania spotkań tylko outlookiem, nigdy mailowo,
- rezerwacji salek konferencyjnych przez exchange - to naprawdę świetnie działa

4) jeśli cokolwiek chcę dodać do swojej listy tematów wysyłam sobie maila. Mogę to zrobić ze spotkania, w trakcie stania w korku z telefonu, w kolejce na poczcie,

5) przeglądam listę z punktu 0 często, czasem 2-3 razy dziennie, żeby mieć 100% pewności, że nic mi nie umknęło, staram się ją pielęgnować (grupuję maile w kategorie biorące nazwy z nazw projektów, kasuję duplikaty albo grupuję kilka maili i wysyłam je do siebie, żeby jeden temat nie zajmował kilku wierszy),

6) Najważniejsze rzeczy na dany dzień pisze rano na kartce, która leży przy klawiaturze, potem skreślam wykonane,

7) niestety w pracy mam jeszcze kilka systemów, w których mam różne "tematy" czy "zadania" do obsłużenia. Nie da się chyba uniknąć takiej mieszanki, ale staram się mieć jak najmniej miejsc, które muszę codziennie sprawdzać.

Outlook to podstawa do

Wpisał Jacek Synowiec (niezweryfikowany) 10 May 2014 - 11:45am.

Outlook to podstawa do bieżącej obróbki poczty - jeśli chodzi o indywidualne zarządzanie. Outlooka używam od paru lat z dodatkiem https://www.gtdoa.com/

Jednak nie wyobrażam sobie wspólnej pracy nad projektem z ludźmi z Outlookiem (zostałbym zasypany, sparaliżowany).

Wezmę tylko wyciąg z 1 projektu w którym uczestniczą 2 osoby. Raport/statystyka za 5 miesięcy:
• 3 Listy zadań
• 179 zadań
• 1047 komentarzy
... nie licząc setek plików, zrzutów ekranu, kamieni milowych, jakie przy okazji przeszły przez projekt ...

Ja też sobie nie wyobrażam

Wpisał niezalogowany palik (niezweryfikowany) 23 July 2014 - 3:08pm.

Ja też sobie nie wyobrażam współpracy w projekcie opierając się tylko o Outlooka, ale z ciekawości spytam Cię Jacku czego w takim razie używasz oprócz Outlooka - do współpracy z klientami, zespołem projektowym a może też z podwykonawcami (bo takie 3 kategorie się zazwyczaj przewijają w projektach)